a. Penerimaan
dan Pemeriksaan
Penerimaan dan pemeriksaan barang merupakan proses
lanjutan setelah pengadaan dan pelelangan barang selesai. Rekanan mengirimkan
barang yang telah dipesan, diterima dan dilakukan pemeriksaan barang.
Pemeriksaan barang bertujuan untuk mengetahui kesesuaian barang yang diterima
(sesuai dengan spesifikasi obat) dengan SP. Selain itu dengan pemeriksaan dapat
diketahui kondisi barang yang diterima dan batas Expired Date (ED).
Syarat penerimaan barang :
a. Barang
perbekalan farmasi sangat diupayakan bersumber dari penyedia barang/jasa dan atau
penyedia barang/jasa lainnya.
b.
Obat dan alat kesehatan harus memiliki sertifikat
analisis.
c. Perbekalan
farmasi khususnya yang bersifat toksis dan berbahaya harus menyertakan MSDS
(Material Safety Data Sheet) minimal pada pengiriman pertama kali.
d.
Pemeriksaan kesesuaian jumlah barang dengan dokumen
pengiriman
e. Pemeriksaan
kesesuaian jenis dan spesifikasi barang dengan surat pesanan.
f.
Barang yang diterima harus dalam keadaan baik
g.
Khusus untuk alat kesehatan atau kedokteran
harus mempunyai certificate of origin
h.
Tanggal kadaluwarsa (expired date)
minimal 2 tahun kecuali perbekalan farmasi tertentu yang memang tanggal
kadaluwarsanya pendek.
b. Penyimpanan
Barang yang
telah diterima dan diserahkan ke Gudang Perbekalan Farmasi selanjutnya disimpan
sesuai dengan ketentuan dan aturan penyimpanan. Tujuan penyimpanan adalah
menjaga dan memelihara mutu barang, menjaga kelangsungan persediaan, memudahkan
pencarian, dan pengawasan serta menghindari penggunaan yang tidak bertanggung
jawab. Kegiatan-kegiatan penyimpanan meliputi pengaturan tata ruang dan
penyusunan stok, pengamanan mutu obat, pencatatan mutu obat, dan ED. Tata ruang
merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efektifitas
kegiatan-kegiatan di Gudang Perbekalan Farmasi.
Sistem penyimpanan barang di Gudang Farmasi
dikelompokkan sesuai dengan jenis persediaan, sifat fisika dan kimia, diurutkan
sesuai dengan abjad, kemudian diletakkan berdasarkan FIFO (First In
First Out). Untuk barang yang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan
api dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran. Ruang penyimpanan terbagi
menjadi beberapa kategori yaitu :
a.
Suhu kamar (>25oC), seperti sediaan padat
atau oral dan alkes.
b.
Suhu sejuk 1 (80 – 150C) dalam cool
box yang diberi es.
c.
Suhu sejuk 2 (15o – 25oC), pada
ruangan AC seperti beberapa sediaan injeksi, tetes mata, oral, tetes telinga
dan salep mata.
d.
Suhu dingin (2o – 8oC), pada
almari pendingin seperti obat sitotoksik, sediaan suppositiria, insulin dan
serum.
e.
Tempat penyimpanan khusus:
1.
Kelompok narkotika dan psikotropika.
2.
Kelompok infus, desinfektan, cairan hemodialisa, alat
kedokteran dan alat perawatan.
3.
Kelompok bahan beracun dan berbahaya mudah terbakar (B3
mudah terbakar).
4.
Kelompok bahan baku.
5.
Kelompok bahan radiologi seperti film rontgen disimpan
pada tempat yang gelap/ terlindung dari sinar matahari.
Ruang penyimpanan dirancang
sedemikian rupa sehingga memenuhi persyaratan yang ditentukan yaitu : memiliki
ventilasi yang cukup, suhu yang sesuai, tidak diperkenankan melakukan kegiatan
yang dapat berakibat meningkatkan suhu ruangan, larangan merokok dalam ruangan
dan memiliki kelengkapan alat pemadam kebakaran. Cara penyimpanan
perbekalan farmasi dalam rak disusun secara alfabetis, golongan obat dan
berdasarkan jenis sediaannya.
Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem FIFO
(First In First Out) dan FEFO (First Expired Date First
Out). Barang-barang yang mudah terbakar maupun bahan beracun dan berbahaya
(B3), penyimpanannya harus disertai dengan MSDS dari pabrik yang
bersangkutan. Pencatatan barang yang disimpan dilakukan pada kartu stok yang
berisi keterangan tentang nama barang, kemasan/isi, nomor batch, tanggal, asal,
jumlah masuk, jumlah keluar dan sisa barang. Penyimpanan sediaan psikotropika
dan narkotika dilakukan dalam lemari khusus yang terkunci.
a. Distribusi
Pendistribusian dari gudang
farmasi ke satelit farmasi sesuai dengan surat permintaan dari masing-masing
instalasi farmasi tersebut. Permintaan barang dikelola dengan teknis
operasional sebagai berikut :
1. Memeriksa
formulir permintaan apakah ada persetujuan dari pejabat yang berwenang,
2. Memeriksa
persediaan perbekalan farmasi yang diminta apakah tersedia atau tidak,
3. Menanyakan
kembali apabila ada permintaan yang berlebihan atau tidak wajar,
4. Mengeluarkan
perbekalan yang diminta secara FIFO/FEFO,
5. Mencatat
di kartu stock : tanggal pengeluaran, jumlah barang, dan unit peminta
6. Menuliskan
keterangan atau alasan pada salinan formulir permintaan apabila ada permintaan
yang tidak terlayani,
7. Mencatat
perbekalan farmasi yang tidak terlayani dalam buku catatan evaluasi,
8. Meminta
tanda tangan atau pengesahan kepala Instalasi farmasi/kepala sub Instalasi
perbekalan farmasi sebagai tanda disetujuinya permintaan.
9. Menyerahkan
perbekalan farmasi yang diminta kepada petugas dari unit peminta, serta meminta
untuk menuliskan tanggal dan jam penyerahan, nama terang petugas dan tanda
tangan sebagai bukti penyerahan,
10. Mengarsipkan
formulir asli.
d. Penghapusan
/ Penarikan Perbekalan Farmasi yang Rusak/ Kadaluwarsa
Bila ada barang yang kadaluwarsa/ rusak petugas
gudang farmasi melaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi. Kemudian Kepala
Instalasi Farmasi melaporkan kepada Tim Penghapusan Barang Medis Rumah Sakit
untuk dilakukan pemusnahan.
Pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa / rusak
yang terdapat pada gudang sentral, harus dilaksanakan oleh petugas yang
berwenang dan disaksikan oleh pejabat yang berwenang. Adapun prosedurnya yaitu
:
1.
Mengumpulkan dan mengeluarkan perbekalan farmasi yang
kadaluarsa/ rusak dari gudang farmasi dalam suatu wadah khusus dan diberi label
kadaluarsa/ rusak.
2.
Membuat laporan pada direktur bahwa IF akan
melaksanakan pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa/ rusak.
3.
Melaksanakan pemusnahan bila sudah ada disposisi dari
direktur dengan cara dibakar atau dilarutkan kemudian di buang melalui
pengolahan limbah atau dengan cara lain yang sesuai dan disaksikan oleh kepala
instalasi, kepala sub instalasi perbekalan farmasi dan saksi lain yang ditunjuk.
4.
Membuat berita acara pemusnahan.
5.
Menandatangani berita acara pemusnahan bagi petugas dan
saksi yang ditunjuk.
6.
Melaporkan kepada direktur hasil pemusnahan perbekalahan
farmasi.
7.
Melaporkan kepada Dinas Kesehatan Provinsi.
e. Pencatatan dan Pelaporan
Setiap rangkaian kegiatan harus
dilakukan pencatatan dan pelaporan untuk memonitor semua kegiatan di Gudang
Perbekalan Farmasi berjalan dengan baik atau tidak. Kegiatan pencatatan dan
pelaporan dapat memberikan data mengenai jumlah, jenis stok, pengeluaran, dan
seluruh rangkaiaan kegiatan proses perpindahan barang. Pencatatan yang
dilakukan meliputi penerimaan, pengeluaran, dan persediaan. Pelaporan jumlah stok
barang dilakukan tiap bulan.
Sumber : kenang-kenangan laporan PKPA RS RSUD Prof. Dr. MARGONO SOEKARJO PURWOKERTO
No comments:
Post a Comment