Alur Pelayanan Gudang Perbekalan Farmasi

Gudang sebagai tempat (ruangan) penyimpanan perbekalan farmasi yang juga mengelola perbekalan farmasi yaitu secara teknis melayani permintaan perbekalan satelit-satelit farmasi  dan mendistribusikannya sesuai dengan permintaan satelit-satelit farmasi. Secara berurut teknis pelayanan yang dilakukan oleh gudang adalah sebagai berikut :

a.       Penerimaan dan Pemeriksaan

Penerimaan dan pemeriksaan barang merupakan proses lanjutan setelah pengadaan dan pelelangan barang selesai. Rekanan mengirimkan barang yang telah dipesan, diterima dan dilakukan pemeriksaan barang. Pemeriksaan barang bertujuan untuk mengetahui kesesuaian barang yang diterima (sesuai dengan spesifikasi obat) dengan SP. Selain itu dengan pemeriksaan dapat diketahui kondisi barang yang diterima dan batas Expired Date (ED). Syarat penerimaan barang :

a.    Barang perbekalan farmasi sangat diupayakan bersumber dari penyedia barang/jasa dan atau penyedia barang/jasa lainnya.

b.    Obat dan alat kesehatan harus memiliki sertifikat analisis.

c.    Perbekalan farmasi khususnya yang bersifat toksis dan berbahaya harus menyertakan MSDS (Material Safety Data Sheet) minimal pada pengiriman pertama kali.

d.   Pemeriksaan kesesuaian jumlah barang dengan dokumen pengiriman

e.    Pemeriksaan kesesuaian jenis dan spesifikasi barang dengan surat pesanan.

f.     Barang yang diterima harus dalam keadaan baik

g.    Khusus untuk alat kesehatan atau kedokteran harus mempunyai certificate of origin

h.    Tanggal kadaluwarsa (expired date) minimal 2 tahun kecuali perbekalan farmasi tertentu yang memang tanggal kadaluwarsanya pendek.

b.      Penyimpanan

Barang yang telah diterima dan diserahkan ke Gudang Perbekalan Farmasi selanjutnya disimpan sesuai dengan ketentuan dan aturan penyimpanan. Tujuan penyimpanan adalah menjaga dan memelihara mutu barang, menjaga kelangsungan persediaan, memudahkan pencarian, dan pengawasan serta menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. Kegiatan-kegiatan penyimpanan meliputi pengaturan tata ruang dan penyusunan stok, pengamanan mutu obat, pencatatan mutu obat, dan ED. Tata ruang merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efektifitas kegiatan-kegiatan di Gudang Perbekalan Farmasi.

Sistem penyimpanan barang di Gudang Farmasi dikelompokkan sesuai dengan jenis persediaan, sifat fisika dan kimia, diurutkan sesuai dengan abjad, kemudian diletakkan berdasarkan FIFO (First In First Out). Untuk barang yang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran. Ruang penyimpanan terbagi menjadi beberapa kategori yaitu :

a.         Suhu kamar (>25^oC), seperti sediaan padat atau oral dan alkes.

b.         Suhu sejuk 1 (8⁰ – 15⁰C) dalam cool box yang diberi es.

c.         Suhu sejuk 2 (15^o – 25^oC), pada ruangan AC seperti beberapa sediaan injeksi, tetes mata, oral, tetes telinga dan salep mata.

d.        Suhu dingin (2^o – 8^oC), pada almari pendingin seperti obat sitotoksik, sediaan suppositiria, insulin dan serum.

e.         Tempat penyimpanan khusus:

1.        Kelompok narkotika dan psikotropika.

2.        Kelompok infus, desinfektan, cairan hemodialisa, alat kedokteran dan alat perawatan.

3.        Kelompok bahan beracun dan berbahaya mudah terbakar (B3 mudah terbakar).

4.        Kelompok bahan baku.

5.        Kelompok bahan radiologi seperti film rontgen disimpan pada tempat yang gelap/ terlindung dari sinar matahari.

Ruang penyimpanan dirancang sedemikian rupa sehingga memenuhi persyaratan yang ditentukan yaitu : memiliki ventilasi yang cukup, suhu yang sesuai, tidak diperkenankan melakukan kegiatan yang dapat berakibat meningkatkan suhu ruangan, larangan merokok dalam ruangan dan memiliki kelengkapan alat pemadam kebakaran. Cara penyimpanan perbekalan farmasi dalam rak disusun secara alfabetis, golongan obat dan berdasarkan jenis sediaannya.

Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired Date First Out). Barang-barang yang mudah terbakar maupun bahan beracun dan berbahaya (B₃), penyimpanannya harus disertai dengan MSDS dari pabrik yang bersangkutan. Pencatatan barang yang disimpan dilakukan pada kartu stok yang berisi keterangan tentang nama barang, kemasan/isi, nomor batch, tanggal, asal, jumlah masuk, jumlah keluar dan sisa barang. Penyimpanan sediaan psikotropika dan narkotika dilakukan dalam lemari khusus yang terkunci.

a.    Distribusi

Pendistribusian dari gudang farmasi ke satelit farmasi sesuai dengan surat permintaan dari masing-masing instalasi farmasi tersebut. Permintaan barang dikelola dengan teknis operasional sebagai berikut :

1.      Memeriksa formulir permintaan apakah ada persetujuan dari pejabat yang berwenang,

2.      Memeriksa persediaan perbekalan farmasi yang diminta apakah tersedia atau tidak,

3.      Menanyakan kembali apabila ada permintaan yang berlebihan atau tidak wajar,

4.      Mengeluarkan perbekalan yang diminta secara FIFO/FEFO,

5.      Mencatat di kartu stock : tanggal pengeluaran, jumlah barang, dan unit peminta

6.      Menuliskan keterangan atau alasan pada salinan formulir permintaan apabila ada permintaan yang tidak terlayani,

7.      Mencatat perbekalan farmasi yang tidak terlayani dalam buku catatan evaluasi,

8.      Meminta tanda tangan atau pengesahan kepala Instalasi farmasi/kepala sub Instalasi perbekalan farmasi sebagai tanda disetujuinya permintaan.

9.      Menyerahkan perbekalan farmasi yang diminta kepada petugas dari unit peminta, serta meminta untuk menuliskan tanggal dan jam penyerahan, nama terang petugas dan tanda tangan sebagai bukti penyerahan,

10.  Mengarsipkan formulir asli.

d.  Penghapusan / Penarikan Perbekalan Farmasi yang Rusak/ Kadaluwarsa

Bila ada barang yang kadaluwarsa/ rusak petugas gudang farmasi melaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi. Kemudian Kepala Instalasi Farmasi melaporkan kepada Tim Penghapusan Barang Medis Rumah Sakit untuk dilakukan pemusnahan.

Pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa / rusak yang terdapat pada gudang sentral, harus dilaksanakan oleh petugas yang berwenang dan disaksikan oleh pejabat yang berwenang. Adapun prosedurnya yaitu :

1.    Mengumpulkan dan mengeluarkan perbekalan farmasi yang kadaluarsa/ rusak dari gudang farmasi dalam suatu wadah khusus dan diberi label kadaluarsa/ rusak.

2.    Membuat laporan pada direktur bahwa IF akan melaksanakan pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa/ rusak.

3.    Melaksanakan pemusnahan bila sudah ada disposisi dari direktur dengan cara dibakar atau dilarutkan kemudian di buang melalui pengolahan limbah atau dengan cara lain yang sesuai dan disaksikan oleh kepala instalasi, kepala sub instalasi perbekalan farmasi dan  saksi lain yang ditunjuk.

4.    Membuat berita acara pemusnahan.

5.    Menandatangani berita acara pemusnahan bagi petugas dan saksi yang ditunjuk.

6.    Melaporkan kepada direktur hasil pemusnahan perbekalahan farmasi.

7.    Melaporkan kepada Dinas Kesehatan Provinsi.

e.  Pencatatan dan Pelaporan

Setiap rangkaian kegiatan harus dilakukan pencatatan dan pelaporan untuk memonitor semua kegiatan di Gudang Perbekalan Farmasi berjalan dengan baik atau tidak. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dapat memberikan data mengenai jumlah, jenis stok, pengeluaran, dan seluruh rangkaiaan kegiatan proses perpindahan barang. Pencatatan yang dilakukan meliputi penerimaan, pengeluaran, dan persediaan. Pelaporan jumlah stok barang dilakukan tiap bulan. 

Sumber : kenang-kenangan laporan PKPA RS RSUD Prof. Dr. MARGONO SOEKARJO PURWOKERTO